Fonte: http://www.nomus.com.br/blog-industrial/2016/03/5-dificuldades-de-gestao-da-industria-quimica-e-farmaceutica/
5 maiores dificuldades de gestão encontradas pelos setores químicos e farmacêuticos
1/03/16 – Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): Produção
Cada indústria localizada em um ramo específico de atuação possui dificuldades de gestão específicas do seu segmento. No caso das indústrias químicas e farmacêuticas, elas possuem alguns desafios diferenciados, já que seus produtos influenciam diretamente a saúde dos usuários finais de uma forma significativamente mais relevante. Além, claro, das preocupações naturais de qualquer empresa – gestão de compras, vendas, PCP, avaliação dos custos de fabricação/precificação, gestão financeira, etc.
O segmento precisa lidar com normas regulamentadoras definidas, principalmente, pela ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária. O cumprimento dessas normas exigem alguns esforços que muitas vezes poderiam ser simplificados com a utilização de um sistema de gestão computadorizado.
Veja, no artigo de hoje, alguns exemplos clássicos de problemas encontrados nesse nicho:
1. Rastreabilidade
Rastreabilidade é a capacidade de traçar o histórico de determinado produto, seja ele uma matéria prima, um semi acabado ou um produto acabado. Este conceito se torna fundamental e obrigatório quando estamos falando de medicamentos ou produtos que tem uma influência direta na saúde do consumidor.
O rastreamento permite a identificação das matérias primas utilizadas na fabricação de um ou outro produto acabado. A partir da identificação podemos saber sob quais circunstâncias é realizada a produção dos alimentos, por exemplo. E caso surja algum problema com determinado lote de produção ou com determinado lote de matéria prima utilizada que possa afetar a saúde pública, é possível realizar o ‘recall’ de todo o lote contaminado, caso necessário.
Além de realizar a retirada do lote do mercado, também é absolutamente necessário entender com precisão as possíveis causas da falha, assim como os principais envolvidos, sejam eles recursos humanos ou máquinas. Exatamente por isso é praticamente obrigatório controlar a produção, sabendo quem realizou as etapas X ou Y de fabricação e em qual maquinário. E, ainda, compreender se todo o processo padrão foi seguido da maneira correta.
O controle de todas essas informações naturalmente necessita um sistema informatizado e, mesmo assim, muitas empresas acabam utilizando em excesso papéis que muitas vezes não garantem a confiabilidade ideal no armazenamento e gerenciamento das informações.
2. Utilização excessiva de papéis
Normalmente, é necessário que documentos físicos sejam armazenados por um período de tempo determinado, como prova e garantia de que todos os processos estão sendo respeitados e seguidos conforme as normas vigentes do seu segmento.
Registramos e armazenamos informações sobre:
- Limpeza da área
- Limpeza das máquinas e equipamentos
- Limpeza das vestimentas
- Lotes de matéria prima utilizados para fabricação
- Responsáveis pela fabricação em cada uma das etapas
- Responsáveis pela movimentação física e liberação de materiais
- Tempo necessário para fabricação em cada um das etapas
- Lotes de fabricação
- Testes de qualidade feitos durante as etapas de produção
- Testes de qualidade feitos nas matérias primas utilizadas para fabricação
- Testes de qualidade nos ambientes e máquinas utilizados para fabricação
Esses simples exemplos mostram como é robusta e complexa a necessidade de controle do seguimento. Tudo para garantir que o produto final atenda as expectativas do consumidor final sem gerar nenhuma reação adversa.
Transforme cada uma dessas linhas em um documento de frente única (muita vezes esses registros consomem mais de uma página). Agora, vamos imaginar que cada um desses documentos são necessários para a produção de um único lote. Em um mês é produzido 1 lote por dia em ritmo contínuo de produção. Acumulamos, então, a necessidade de 220 documentos (11 documentos * 20 dias úteis por mês) no período de um único mês. Digamos que as falhas humanas acarretem uma perda ou retrabalho no registro de 20% dos documentos. Chegamos ao valor de 264 folhas por mês (220 * 1,2).
Quando colocamos na ponta do lápis, o custo dessas folhas normalmente é irrisório quando comparado com os custos diretos de fabricação. Mas imagine o retrabalho no momento de organizar os documentos já estamos falando de homem hora, um custo muito mais significativo para empresa. Pior que isso, imagine que a ANVISA está realizando inspeção e os documentos solicitados não estão presentes. Já estamos falando na possibilidade de multas salgadas, ou pior, impossibilidade de continuar a produzir. E o último e pior cenário possível: a contaminação de um lote não consegue ser identificada, deixando colocando em riscao a contaminação de usuários finais ou fazendo com que seja necessário um recall gigantesco.
3. Gestão dos documentos
Como a demanda acaba sendo consideravelmente complexa, existe a necessidade de criar áreas na empresa com foco em gerenciar os documentos que precisam ser preenchidos para atender todas as normas regulamentadoras vigentes.
Além de atuar como gerente na cobrança da entrega completa, também vemos esforços direcionados para o controle das revisões, armazenamento, validação e organização. Normalmente a área da garantia da qualidade é responsável por estas atividades que são essenciais para esse segmento. Veja alguns problemas que normalmente encontramos:
Controle das revisões dos modelos dos documentos
Muitas vezes, as diversas áreas produtivas são responsáveis por preencher o mesmo documento em diversas etapas diferentes. Para a otimização do tempo, essas áreas imprimem lotes significativos deste documento para todos os responsáveis por preenchê-lo. Imagine que, após imprimir esse lote, o documento sofra alguma alteração e todo o lote impresso precise ser descartado. Ou pior, já foram preenchidos e precisam ser transferidos, manualmente, para os novos documentos. O retrabalho é enorme.
Validação dos documentos
Após o preenchimento de cada documento, é necessário que um funcionário valide todas as informações preenchidas confira se todos os campos necessários estão preenchidos. Esta tarefa gera uma mão-de-obra sendo alocada para uma tarefa que poderia ser automatizada, elevando o custo.
Organização dos documentos em databooks
Cada área possui um ritmo que depende da própria natureza do trabalho em si. Nem sempre a área de garantia da qualidade recebe esses documentos na ordem certa e, antes de armazenar esses documentos, após a validação, é necessário reorganizá-los, até para facilitar a identificação de pendências e o próprio armazenamento. A organização desses documentos pode ser chamada de databook. O databook deve reunir todas as informações pertinentes a produção daquele lote.
Armazenamento dos documentos
Em certos momentos vemos a necessidade de armazenar documentos por 2,3 e até por 5 anos antes de poder descartá-los. São dezenas ou até centenas de milhares de páginas estocadas. Por isso, é recomendado um espaço especial para armazenamento que poderia ser utilizado para outras finalidades.
O que vemos acima que vimos acima são formas de reduzir ao mínimo possível o erro humano, que sempre vai existir no registro e controle das atividades quando feito manualmente, além de criar garantias de que a organização está apta e dentro das normas reguladoras que a rege.
4. Avaliação de indicadores
A análise de indicadores coletados na produção se mostra essencial para a manutenção de boas práticas na produção. Essa observação depende das coletas que são feitas e registradas nos documentos. Imagine, mais uma vez, o retrabalho que é procurar informações que são colocadas nos documentos, um a um, e, em seguida, transferir essas informações para um ambiente em que elas possam ser analisadas.
A análise de indicadores é passo importantíssimo para entender:
- os principais erros durante a produção
- as principais causas de reprovação de lote
- os principais índices de desperdício durante a produção
- quais os principais recursos, humanos ou máquinas, geram esse desperdício.
Além dos indicadores de produção, temos outros indicadores comuns que nos ajudam a definir qual é o melhor fornecedor, qual matéria prima estabelece um melhor resultado em determinados testes de qualidade e quais são os testes que mais reprovam os lotes de produção, por exemplo.
5. Controle de investimento em projetos de pesquisa e desenvolvimento
Para empresas do setor químico, o investimento no desenvolvimento e melhoria de seus produtos, além da inovação e trabalho com novas linhas de produtos deve ser contínuo. Gerenciar o custo real de um projeto de pesquisa e desenvolvimento sem as ferramentas adequadas para tal é uma árdua tarefa. Porém, saber o momento de desistir ou mudar o rumo da pesquisa é o que fará a diferença no futuro da sua indústria.
Em diversos momentos, uma equipe de projetos se vê diante de dezenas ou centenas de iniciativas diferentes, com escopos, tarefas, prazos, requisitos de qualidade e orçamentos diferentes, e precisa se organizar para obter melhor resultado possível. A dificuldade está em organizar uma equipe de projetos, o que não é uma tarefa nada fácil e nem sempre é feita com as ferramentas adequadas. Por isso, na prática, é comum vermos equipes de projetos mal organizadas, o que resulta em projetos com problemas de qualidade, atrasos na entrega e orçamentos comprometidos.
6. Gestão do negócio
A atividade fim da empresa precisa estar ligada com todos os aspectos administrativos que contribuem diretamente para a tomada de decisão e saúde da empresa de uma maneira indireta.
Precisamos identificar melhorias sempre que possível, trabalhando com metodologias e ferramentas que possibilitem a otimização dos processos, gerando assim o aumento da produtividade e a diminuição de falhas na compra das matérias primas até a entrega do produto acabado.
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Para que o planejamento de compra e produção funcione é necessário gerenciar muito bem o estoque de toda a cadeia. Avalie quais são suas principais restrições produtivas e qual produto merece maior atenção através de análises de rentabilidade dos produtos por volumes, receitas, custos, vendedor, regiões, grupos e por clientes.
Administrar com inteligência o tempo de recursos se traduz em aumento da lucratividade pela diminuição dos custos diretos e indiretos de fabricação e aumento da produtividade, antecipando, assim, o retorno sobre o investimento.
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